Deși ar putea părea că documentele și arhivarea acestora sunt aspecte mai puțin importante într-o companie, realitatea ne arată faptul că procesul de realizare a unei arhive se supune unei legi care reglementează fluxul de păstrare.
Un aspect esențial în acest proces este scanarea documentelor contabile, care asigură atât conformitatea cu normele legale, cât și accesibilitatea rapidă a informațiilor. Legea care are în vedere trasarea regulilor pentru arhivarea documentelor este Legea Arhivelor Naționale, cunoscută și sub numele de Legea 16/ 1996. Află tot ce trebuie să știi despre păstrarea documentelor în arhivă, conform legislației și care sunt aspectele pe care trebuie să le ai în vedere din punct de vedere legal.
Ce stipulează Legea Arhivelor Naționale?
Legea Arhivelor Naționale reglementează modul în care documentele trebuie să fie depozitate și arhivate de către persoanele fizice sau juridice, în funcție de natura actelor. Respectarea condițiilor impuse de către legislație se poate face cel mai ușor apelând la o firma arhivare documente, deoarece acești specialiști înțeleg cerințele și te pot ajuta să îți creezi o arhivă personalizată care să acopere nevoile firmei tale.
Arhivarea se poate face, conform legii, atât în varianta fizică, cât și în varianta electronică conform Legii Arhivării Electronice nr. 135/2007.
Care este termenul de păstrare a documentelor în arhivă conform Legii Arhivelor Naționale?
Fiecare document al unei firme este grevat de un anumit grad de importanță, în funcție de tipul acestuia. Documentele se împart în documente financiare (sau financiar-contabile), documente istorice, documente ce țin de departamentul de resurse umane, documente de corespondență și documente administrative.
Fiecare dintre aceste documente au termene de arhivare foarte clar stabilite, iar accentul este pus cu precădere pe acele tipuri de acte care țin de zona financiară, de administrare de personal și administrative. Astfel, actele firmei care țin de înregistrarea acesteia se păstrează permanent, la fel ca și celelalte tipuri de documentații ce însoțesc desfășurarea activităților în cadrul unei firme. În cazul registrelor contabile, a facturilor și a contractelor comerciale, termenul de păstrare este de circa 5-10 ani, la fel și procesele verbale.
Documentele de personal și de angajare se păstrează pe perioadă de minim 75 de ani, acestea fiind deosebit de importante pentru calcularea pensiilor. Deciziile de încetare a muncii se păstrează pentru cel puțin 50 de ani, iar documentele medicale se păstrează pentru circa 30 de ani, pentru a putea fi utilizate în cazul în care este necesară parcurgerea istoricului medical al angajaților.
Arhivarea trebuie să respecte cerințele legale în ceea ce privește confidențialitatea datelor și normele GDPR. Același lucru este necesar și în cazul distrugerii documentelor care au ieșit din perioada de producere a efectelor, fiind nevoie să apelezi la o firmă specializată care să presteze acest serviciu pentru tine.
Legea Arhivelor Naționale ține sub control procesele de arhivare a documentelor, iar respectarea legislației este obligatorie, atât pentru persoane fizice, cât și juridice. Alege să lucrezi cu profesioniști pentru arhivarea documentelor, având astfel certitudinea că toate regulile sunt respectate.
