Cele mai frecvente greșeli în arhivarea documentelor și cum pot fi evitate

Una dintre cele mai răspândite greșeli este lipsa cunoașterii legislației care reglementează arhivarea documentelor. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilește clar termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente, precum și condițiile în care acestea pot fi eliminate. De exemplu, documentele contabile pot fi distruse doar după 5 sau 10 ani, în timp ce documentele de personal trebuie păstrate minimum 75 de ani. Nerespectarea acestor reguli poate atrage sancțiuni și pierderea definitivă a unor date importante.

Confuzia între scanare și arhivare

Mulți responsabili de arhivă consideră că simpla scanare a documentelor înlocuiește arhivarea. Aceasta este o concepție greșită, deoarece documentele scanate nu își pierd obligația de a fi păstrate în format fizic. Doar arhivarea electronică legală, realizată prin aplicarea unei semnături digitale calificate, permite renunțarea la documentele pe suport de hârtie. În lipsa acestei proceduri, păstrarea fizică rămâne obligatorie.

Lipsa unei structuri clare de lucru

O altă greșeală frecventă este depozitarea documentelor fără un sistem organizat. Atunci când lipsesc registrele de evidență și o clasificare coerentă, accesarea rapidă a arhivei devine aproape imposibilă. O soluție eficientă este implementarea unei structuri logice, cu registre și inventare bine întocmite, care să permită localizarea documentelor într-un timp cât mai scurt.

Nerespectarea procedurilor interne

Companiile care nu stabilesc o procedura arhivare documente clară, ajung să se confrunte cu dificultăți majore atunci când au nevoie de un document urgent. Procedurile trebuie să prevadă responsabilitățile fiecărui angajat, termenele de predare către arhivă, modul de etichetare și depozitare, precum și pașii pentru consultarea documentelor. Lipsa acestor reguli duce la haos organizațional și, implicit, la pierderi de timp și resurse.

Asocierea greșită dintre scanare și distrugere

Un alt mit periculos este ideea că după scanare documentele pot fi distruse. Acest lucru nu are nicio bază legală, iar confuzia poate genera probleme serioase în cadrul controalelor. Scanarea îmbunătățește accesibilitatea și reduce timpul de căutare, însă documentele originale trebuie păstrate în continuare conform termenelor stabilite prin lege.

Lipsa protecției documentelor în spațiile de depozitare

Un aspect esențial adesea neglijat este protecția fizică a documentelor. Acestea trebuie stocate în spații sigure, ferite de incendii, umiditate sau deteriorare. Investiția în condiții corespunzătoare de depozitare este obligatorie, nu opțională, mai ales când vorbim despre documente juridice sau de personal, cu valoare permanentă.

Neutilizarea serviciilor profesionale

De multe ori, companiile încearcă să gestioneze singure arhivarea, fără a apela la specialiști. Totuși, serviciile profesionale aduc un avantaj clar: respectarea cadrului legal și protejarea informațiilor sensibile. O firmă specializată oferă soluții moderne de arhivare, inclusiv retrodigitizare, consultanță și sisteme de acces rapid la documente, reducând semnificativ riscul de erori.

Lipsa utilizării resurselor moderne de digitalizare

Procesul de retrodigitizare, care presupune conversia documentelor fizice în format digital, este o soluție modernă ignorată de multe organizații. Aceasta nu doar că protejează documentele de degradare, dar asigură și accesul rapid, securizat și organizat la informații. În lipsa implementării unor astfel de soluții, arhivele pot deveni greu de gestionat și costisitoare.

Nevalorificarea sprijinului oferit de experți

Un element esențial, dar deseori trecut cu vederea, este rolul furnizorilor specializați în arhivare. Arhivatorul oferă servicii complete, de la preluarea documentelor până la scanare, retrodigitizare și depozitare în condiții de siguranță. Acest tip de parteneriat garantează că documentele respectă prevederile legale și rămân protejate pe termen lung.

Lipsa instruirii angajaților

Chiar și atunci când există proceduri bine stabilite, dacă angajații nu sunt instruiți corespunzător, riscul de erori rămâne ridicat. Instruirea periodică a personalului privind regulile de arhivare, termenele legale și utilizarea sistemelor digitale este esențială pentru o gestionare corectă a arhivei.