Cum se arhivează corect documentele?

Arhivarea corectă a documentelor reprezintă un aspect esențial pentru gestionarea eficientă a informațiilor pentru orice agent economic. Procesul corect pus la punct, nu doar că va ajuta la menținerea ordinii, dar și contribuie la eficiența operațională și la respectarea legilor în vigoare.

Organizarea documentelor

Primul pas în procesul de arhivare documente este sortarea și organizarea lor în mod corespunzător. Actele ar trebui să fie grupate în funcție de tip, dată sau de alt criteriu relevant. 

Ulterior, dosarele trebuie numerotate pentru a se putea ține o evidență optimă și pentru a facilita ulterior găsirea documentelor necesare.

Stabilirea unui loc pentru a păstra documentele arhivate

În cazul companiilor mici, se va alege locul potrivit pentru a se depozita documentele arhivate. Dosarele, bibliorafturile și cutiile de arhivă cu înregistrările contabile trebuie să stea într-un mediu sigur și uscat pentru a preveni deteriorarea. Se va evita expunerea la lumină directă sau la temperaturi extreme. Prin apelarea la servicii de arhivare și depozitare documente profesionale, agenții economici autorizați au posibilitatea de a se asigura că documentele  sunt păstrate în siguranță și în conformitate cu reglementările în vigoare. 

De asemenea, pentru a se evita distrugerea documentelor cauzată de consultarea repetată a acestora, mulți antreprenori aleg să apeleze și la servicii de scanare documente, ceea ce le oferă posibilitatea de a-și accesa rapid actele de care au nevoie, fără a mai fi nevoie să caute prin arhiva de documente scrise.

Păstrarea datelor digitale corect

Pentru documente emise și semnate digital se va folosi un program de arhivare electronică. Apelând la specialiști în arhivare, agenții economici se pot bucura de un sistem puternic și sigur de arhivare electronică, ce va respecta îndeaproape toate reglementările prevăzute în Legea nr.135/2007.

Distrugerea documentelor după expirarea termenului de păstrare

Periodic, este important ca documentele să fie verificate pentru a le elimina pe cele care nu mai sunt necesare conform informațiilor prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic, sau conform legislației în vigoare pentru fiecare tip de document. O firmă specializată în servicii de arhivare va ține întotdeauna cont de aceste reglementări, așadar îți va ușura semnificativ efortul depus cu aceste sarcini. 

Arhivarea documentelor reprezintă un proces complex pe care firmele specializate știu cum să îl parcurgă pas cu pas. După cum se poate observa, arhivarea implică o activitate minuțioasă, acesta fiind și motivul pentru care firmele aleg să externalizeze serviciile de gestionare a documentelor.