Pentru a organiza un eveniment memorabil, este esențial să iei în considerare diferențele majore dintre locațiile indoor și outdoor, adaptând strategia de planificare. Organizarea unui eveniment indoor oferă siguranța sălii sau a spațiului, astfel sunt reduse destul de mult eventualele surprize neașteptate. Din acest motiv, organizarea evenimentelor în aer liber necesită câteva măsuri speciale, despre care discutăm în cele ce urmează, sub forma unui ghid.
Pasul 1. Planifică bugetul, tema și obiectivul
Primul aspect, de altfel și cel mai important, ține de cunoașterea detaliilor ce țin de buget și obiectiv. Practic, vei ști cu ajutorul bugetului dacă te poți încadra într-o organizare nunta premium sau dacă va trebui să mai echilibrezi puțin costurile pentru o nuntă medie. Bugetul va dicta alegerea tuturor detaliilor, de aceea este important ca acesta să fie calculat corect, pentru a acoperi fiecare etapă a nunții.
Pasul 2. Alegerea și vizionarea locației
Indiferent dacă vorbim despre organizarea nunții, despre organizare botez sau despre orice alt tip de eveniment, este important să alegi locația potrivită cu atenție și mai mult decât atât, să mergi și la o vizionare. Doar în acest fel vei putea ști cum poți scoate maximul din amenajarea spațiului exterior, pentru că vei putea observa detalii semnificative din punct de vedere organizatoric. Cunoașterea detaliilor locației îți va permite să alegi locul perfect pentru arcada florală, piscină, copaci, balansoare sau alte elemente decorative, contribuind la crearea unui decor armonios.
Pasul 3. Alegerea furnizorilor
Dacă alegi să organizezi evenimentul în regie proprie, atunci ar trebui să faci o listă a serviciilor necesare pentru acesta. Muzica, florile, candy-bar, băuturile, meniurile, fiecare dintre aceste aspecte trebuie să fie acoperite, iar cerințele cresc destul de mult atunci când vorbim despre evenimente în aer liber. Pentru a nu avea aceste griji, ai putea alege să lucrezi cu o firmă de organizare evenimente, ale cărei contacte și colaborări devin foarte utile și care te-ar putea ajuta și din punct de vedere al costului final.
Pasul 4. Monitorizarea riscurilor
Planificarea unui eveniment în aer liber necesită luarea în considerare a factorilor meteorologici și implementarea de soluții alternative (locație indoor, prelate, corturi) pentru a asigura confortul și siguranța invitaților. Ia în calcul o locație auxiliară, indoor sau dotarea spațiului cu prelate și corturi care să protejeze cât mai bine invitații. Ploaia și vântul pot pune probleme evenimentelor în aer liber, așa că un aspect particular vizează securitatea aranjamentelor. Acestea trebuie să fie bine prinse la nivelul solului, pentru a limita riscul de accidentare al invitaților.
Pasul 5. Promovarea evenimentului
După ce ai finalizat detaliile organizatorice, este esențial să treci la promovarea evenimentului. Realizează și distribuie invitații prin metode clasice de promovare sau alege o abordare creativă pentru a stârni interesul și a atrage un număr mare de participanți.
Organizarea evenimentelor în aer liber presupune pe alocuri riscuri mai ridicate, pe care nu le poți controla atât de ușor, însă având în vedere acești pași și alegând partenerii potriviți, poți transforma orice eveniment în unul cu adevărat memorabil.
